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O primeiro dia numa loja

Este guia leva-o do produto acabado de instalar até à primeira venda ao balcão, com fatura entregue ao cliente. Demora cerca de uma hora, e quase toda ela é a carregar os artigos que tem na prateleira.

Antes de começar, precisa de duas coisas: o NIF da empresa e a lista dos artigos que vende. Se a lista estiver numa folha de Excel, melhor: há um importador.

1. Dizer quem é a empresa

Vá a Definições, e preencha o nome legal, o NIF e a morada. Não salte este passo: o NIF entra em todas as faturas, e uma fatura emitida sem ele é uma fatura que a AGT não aceita. O produto avisa enquanto isto estiver por fazer.

2. Escolher o tipo de negócio

Na primeira vez que abre, o produto pergunta. Escolha Loja e supermercado, e mais nada: é a pergunta que arruma o resto.

Depois disso o tipo de negócio fica no cabeçalho, ao lado do tema, e muda-se em dois toques. Não volta a ser perguntado.

O que isto muda: a ordem do menu passa a ser a de uma loja (o balcão primeiro), e o painel abre com as vendas do dia em vez de um mapa de reservas. Não desliga nada: o que não aparece no menu continua a existir atrás do "ver tudo".

O ecrã da primeira utilização, com os negócios e o que cada um traz

3. Criar o armazém

Armazém → Armazéns → Novo. Numa loja com uma sala só, um armazém chega, e pode chamar-lhe LOJA. Se tiver uma arrecadação atrás, crie dois: é isso que depois lhe diz onde está cada caixa.

Duas formas, e a segunda é a que poupa a tarde.

Um a um: Armazém → Produtos → Novo produto. Precisa do nome, da unidade (unidade, caixa, quilo), do preço de venda e da taxa de IVA.

O catálogo, com o SKU, a unidade, o preço de venda e o mínimo de cada artigo

De uma folha: Armazém → Produtos → Importar. Descarregue o modelo, preencha-o no Excel, e volte a carregá-lo. O importador diz-lhe linha a linha o que não percebeu, e não importa nada enquanto houver um erro: metade de um catálogo importado é pior do que nenhum.

5. Dar entrada do stock

Um artigo no catálogo não é um artigo na prateleira. Para o produto saber quanto tem, dê entrada das existências em Armazém → Existências → Ajustar, com o motivo Inventário inicial.

Porquê um motivo: todos os movimentos de stock ficam com um, e é isso que lhe permite, daqui a seis meses, perceber porque é que a conta não bate.

6. Vender

Ponto de venda, no menu, ou o botão Nova Venda que está sempre no topo.

O teclado manda, e vale a pena aprender três teclas:

Tecla O que faz
F2 Põe o cursor no código do artigo
F4 Procura um cliente, para vender a crédito ou com NIF
F8 Paga e fecha a venda

O ponto de venda, com o campo do código em foco e o total à direita

Sem cliente escolhido, a venda é a consumidor final, que é o caso normal do balcão. Com cliente, a venda entra na conta corrente dele.

7. A fatura

Ao fechar a venda sai uma fatura-recibo, numerada em série, com a assinatura que a legislação angolana exige. Imprima-a ou envie-a: o número que lá está é o mesmo que fica no SAF-T do fim do mês.

A partir daqui a série está aberta, e uma série aberta não se apaga nem se reinicia. É de propósito: uma numeração com buracos é a primeira coisa que uma inspeção procura.

O que fazer a seguir

  • Fecho de caixa: abrir e fechar turno em Ponto de venda, para saber quanto dinheiro devia estar na gaveta.
  • Compras: registar fornecedores e ordens de compra, para o stock entrar sozinho quando a mercadoria chega.
  • SAF-T: Comercial → Faturação exporta o ficheiro do mês.