O primeiro dia numa empresa de serviços
Este guia leva-o do produto instalado até à primeira ordem de serviço faturada. Serve oficinas, empresas de manutenção, assistência técnica e quem vende trabalho em vez de artigos. Demora cerca de uma hora.
Neste perfil o produto trata o técnico como o funcionário e a peça como o produto. É o que vai ler nos ecrãs, e é escolhido pelo perfil no passo 2.
1. Dizer quem é a empresa
Definições: nome legal, NIF e morada.
2. Escolher o tipo de negócio
Na primeira vez que abre, o produto pergunta. Escolha Serviços e assistência, e mais nada: é a pergunta que arruma o resto.
Depois disso o tipo de negócio fica no cabeçalho, ao lado do tema, e muda-se em dois toques. Não volta a ser perguntado.
O menu passa a abrir nas Ordens de serviço, o armazém passa a chamar-se Peças e o pessoal passa a Técnicos.
3. Os técnicos
Recursos humanos → Técnicos. Registe quem vai à rua. Uma ordem de serviço atribui-se a um técnico, e é isso que faz a agenda dele existir.
4. As peças
Armazém → Peças. O que se aplica nos trabalhos: filtros, cabos, óleo. Dê entrada do que tem em casa.
Uma peça aplicada numa ordem desce do stock, e entra na fatura do cliente pelo preço da tabela.
5. A primeira ordem de serviço
Assistência técnica → Ordens de serviço → Nova.
Cliente, equipamento, e o que ele diz que se passa. Escreva as palavras do cliente, e não o diagnóstico: o diagnóstico vem depois, e a diferença entre os dois é o que se lê quando a reclamação chega.
6. Despachar e executar
Atribua um técnico e uma data. Ele vê na Agenda.
No terreno, o técnico regista as horas e as peças aplicadas. É isso que depois faz a fatura, sem ninguém somar nada à mão.
7. Fechar e faturar
Fechada a ordem, Faturar. A fatura sai com a mão de obra e as peças, numerada
e com NIF.
O que fazer a seguir
- Contratos: manutenção com avenças, para faturar todos os meses sozinho.
- Relatórios: tempo médio de resolução, e quais os equipamentos que voltam.